1-1. 企業の7割以上が「当日〜翌日調整」を理想としている

調査によると、応募者と面接の日程調整にかける理想の期間として、「当日中」「翌日中」と回答した企業は合計で71.2％にのぼっています。

この結果から、多くの企業が「日程調整はできるだけ早く終わらせたい」と考えていることが分かります。背景には、候補者が複数社の選考を同時に進めていることが一般的になっている現状があります。連絡が遅れることで、他社に先を越されてしまうリスクを採用担当者自身が強く認識しているため、スピードを重視する意識が高まっていると考えられます。

 

1-2. 実際には約8割が「1〜5日」かかっている現実

一方で、実際にかかっている時間を見ると、理想とは大きな乖離があります。
調査では、面接日程調整に要する時間として、

• ・当日中：12.1％
• ・1〜2日程度：48.3％
• ・3〜5日程度：29.7％

という結果が示されています。

つまり、約8割の企業が1〜5日程度の時間を要しているのが実態です。
理想として掲げられている「当日〜翌日」と比較すると、平均で1〜3日ほどの差が生じていることになります。即日調整を実現できている企業が少数派である点は、採用現場が抱える構造的な課題を示していると言えるでしょう。

 

1-3. 理想と現実の差は「個人の問題」ではない

このギャップは、採用担当者の対応が遅いから生じているわけではありません。多くの場合、業務フローそのものが即日調整を前提に設計されていないことが原因です。
候補者、面接官、社内関係者の予定をすり合わせながら進める日程調整は、手作業で行う限りどうしても時間がかかります。つまり、問題の本質は「人」ではなく「仕組み」にあると考えられます。

 

2-1. 採用活動で最も多い悩みが「面接日程の調整」

「採用活動で困っていること」を尋ねた調査では、「面接日程の調整が煩雑」という回答が51.9％と最も高い結果となっています。
応募数や内定辞退といった課題を抑えて、日程調整が最大の悩みとして挙げられている点は注目に値します。多くの企業にとって、日程調整が採用活動全体のボトルネックになっていることがうかがえます。

2-2. 日程調整業務が煩雑になりやすい理由

面接日程調整は、単に日付を決めるだけの作業ではありません。

• ・候補者への候補日提示
• ・返信の確認
• ・再調整のやり取り
• ・面接官の予定変更対応
• ・リマインド連絡

といった工程が、候補者一人ひとりに対して発生します。応募者数が増えるほど、これらの業務が積み重なり、担当者の負担が大きくなっていきます。

2-3. 調整の遅れがもたらす採用上のリスク

日程調整が遅れることは、単なる業務負荷の問題にとどまりません。

• ・候補者の志望度低下
• ・選考途中での離脱
• ・企業イメージの悪化

といったリスクにつながります。特に売り手市場の職種では、数日の遅れが選考結果に直結するケースもあります。

3-1. メールや電話に依存した連絡手段の限界

多くの企業では、今なおメールや電話が面接調整の中心です。しかし、メールは返信待ちが発生しやすく、電話は双方の都合が合わなければ成立しません。
その結果、やり取りが往復するたびに時間が経過し、調整が数日単位になることは珍しくありません。

3-2. 手動管理が前提の業務フロー

Excelやメールでの管理は柔軟性がある一方、即時性には向いていません。確認・転記・共有といった作業が人手に依存しているため、スピードには限界があります。

3-3. 努力だけでは解決できない構造的課題

担当者がどれだけ迅速に対応しても、業務設計自体が変わらなければ、即日調整を安定して実現することは困難です。ここに、ツールや仕組みを見直す必要性があります。

4-1. 日程調整を「自動化」するという選択肢

近年では、面接日程調整を自動化する採用管理ツールも増えています。候補者が提示された日程から選択する仕組みにすることで、担当者が個別にやり取りする必要がなくなります。
これにより、連絡から日程確定までを短時間で完結させることが可能になります。

4-2. 工数削減と候補者体験の両立

自動化というと、対応が事務的になる印象を持たれることもあります。しかし、連絡手段としてLINEなど即時性の高いツールを活用することで、候補者にとっては「返信しやすい」「分かりやすい」体験につながります。
結果として、工数削減と候補者体験の向上を同時に実現できる可能性があります。

5-1. LINEを活用したスムーズな日程調整

採用管理ツールの一つであるらくるーとは、LINEを活用したコミュニケーションと日程調整機能を備えたサービスです。
候補者は普段使い慣れているLINE上で案内を受け取り、提示された候補日から選択するだけで日程が確定します。そのため、返信待ちや再調整のやり取りを大幅に削減できます。

5-2. 即日調整を「仕組みとして」実現できる点

らくるーとを活用することで、担当者の対応スピードに依存せず、即日調整が起こりやすい業務フローを構築できます。
これは、「頑張れば早くできる」という状態から、「自然と早く終わる」状態へと業務を変えるアプローチと言えるでしょう。

5-3. 導入時に考慮すべき点も理解しておく

一方で、こうした懸念に対しては、ツール側の設計や運用前提も確認する必要があります。
例えば、らくるーとでは、スタッフごとの操作範囲・アクセス権限を管理する機能も用意されています。これにより、誰がどの情報に触れられるのかを明確にした運用が可能になり、セキュリティ面についても安心して運用できます。

また、LINEを用いたメッセージ配信においては、すべてが自動化されるわけではありません。自動応答メッセージの登録や予約送信、日程調整といった重要な対応については、担当者が内容を確認・設定したうえで運用する仕組みとなっています。
ツールに任せる部分と人が判断する部分を切り分けやすい点は、情報管理や対応品質を重視する採用現場にとって一つの判断材料になるでしょう。